Vuoi stupire i tuoi ospiti con un evento sensazionale e non riesci a tenere a freno l’immaginazione? Come quantificare il giusto budget, da sorriso assicurato?
Forse ne sai qualcosa anche tu di smorfie e desideri infranti contro la cruda realtà del budget a disposizione. Di quel sentimento di frustrazione verso una irrefrenabile volontà di potenza tesa all’offerta dello spettacolare – spesso, tra l’altro, associato alla soluzione più costosa – che sembra così tragicamente complicata gestire.
La location da urlo, una grande affluenza di pubblico, le ultime tecnologie a disposizione, il catering stellato, dettagli e allestimenti di tendenza, personale in ogni angolo.
Panico. Come rapportare tutte queste voci al budget a disposizione? Come fare a prevederlo, per evitare di accorgersene in corso d’opera, rischiando di ridurre drasticamente o annullare l’evento?
Il segreto c’è, e si tratta di non sottovalutare l’importanza di stilare, fin dalla prima fase ideativa, le voci del budget quantificando il più possibile ciò di cui hai bisogno per la realizzazione del tuo evento. Non sarà un documento definitivo, spesso ci sono modifiche in corso d’opera, in base all’evoluzione che la programmazione sta assumendo e alle esigenze che emergono di volta in volta nel confronto con il tuo cliente o con la persona di riferimento nella tua azienda.
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Un buon equilibrio fra concretezza e ispirazione
sono leve dalle quali ideare il tuo budget.
Il momento del debriefing con la committenza è essenziale: vengono discussi obiettivi e volontà e si inizia a stilare una somma entro la quale allocare tutte le risorse necessarie per la progettazione dell’evento.
Da dove partire per capire se si ha il giusto budget per realizzare il tuo concept?
- Se il tuo evento prevede delle sponsorizzazioni, finanziamenti esterni o dipende da una partecipazione a pagamento, cerca di quantificare quante entrate sono potenzialmente raggiungibili e se con esse sei in grado di coprire le tue spese.
- Fare una lista pensando a tutti gli ambiti e macro-aree che costituiscono la struttura organizzativa del tuo evento: Location, allestimenti, tecnologie, logistica, marketing e comunicazione, gadget e cadeaux, catering, staff: hostess e security.
- Fare una ipotesi spalmando il totale quantificato sul numero degli ospiti che si pensa di coinvolgere per avere una percezione più concreta della spesa e commisurarla alla percezione reale.
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